Diseño sin título (13)

Habilidades para aumentar la productividad y optimizar su tiempo

Todos estamos ocupados, muy ocupados. Tenemos facturas y rentas que pagar, niños que cuidar y, por supuesto, plazos de trabajo que cumplir. Todos estos compromisos nos dejan con poco tiempo de calidad para nosotros mismos y para cultivar relaciones con los demás. Pero la buena noticia es: cuando decimos que nos empobrecemos de tiempo, lo que realmente queremos decir es que somos pobres en decisiones. Y eso es algo que podemos cambiar.

La mayoría de nosotros somos increíblemente cuidadosos acerca de cómo gastamos el dinero. Pero cuando se trata de nuestro tiempo, no lo pensamos dos veces. Decimos “sí” a todo tipo de actividades de poca importancia para nuestro tiempo; tratamos todo como urgente; asistimos a reuniones sin sentido; nos negamos a delegar trabajo por temor a que la calidad se vea comprometida; pasamos nuestros días atados a nuestras bandejas de entrada y a nuestros teléfonos inteligentes; y obstinadamente seguimos realizando tareas que una máquina podría hacer por nosotros.

Sin embargo, a diferencia del dinero, el tiempo no se puede recuperar.

Es fácil entregarle una identidad o un estado a las actividades, pero ¿qué sentido tiene? Cómo señaló la enfermera de cuidados paliativos Bronnie Ware en su libro, Los cinco arrepentimientos principales de los moribundos, uno de los mayores arrepentimientos que la gente tuvo en su lecho de muerte fue que habían trabajado demasiado.

El primer paso para unirse a los nuevos ricos (aquellos que usan su tiempo sabiamente y, por lo tanto, tienen el lujo de tener más tiempo libre) es creer en la paradoja de que realmente podemos hacer más en menos tiempo, como escribí en “El caso para la Jornada laboral de 6 horas”. Negarse a creer esto es resignarse a una vida de mirar las pantallas durante once horas al día. Es tu elección.

Si decide recuperar su tiempo, aquí le mostramos cómo comenzar:

1. Automatizar

Hoy en día, todo tipo de tareas se pueden automatizar. Lamentablemente, muy pocos empresarios y ejecutivos de negocios se están aprovechando de la multitud de herramientas asequibles y simples, pero efectivas, en el mercado.

Aquí hay una instantánea no exhaustiva de lo que se puede automatizar:

  • Legal: minería de datos, revisión de contratos
  • Ventas: generación de leads, formación de leads, desarrollo de propuestas, preparación de reuniones, inteligencia de clientes, inteligencia de la competencia
  • Marketing: plantillas de correo electrónico y sindicación de contenido de marketing, reutilización de contenido, distribución de contenido.
  • TI: copias de seguridad de datos, gestión de red, mantenimiento de PC, creación de cuentas, transferencias de archivos, extracción de datos.
  • HR: programación de nómina, reclutamiento de candidatos.
  • Desarrollo / programación: scripts para copiar archivos y realizar acciones repetitivas, la optimización de imágenes.
  • Atención al cliente: encuestas y cuestionarios, consultas de clientes.

Herramientas que puede comenzar a usar hoy:

2. Subcontratar 

Las tareas orientadas a procesos que no pueden automatizarse deben, como mínimo, delegarse o subcontratarse. Si es una tarea de bajo riesgo, repetible y no compleja que alguien más puede hacer por usted a una fracción de su tarifa por hora, ¿por qué lo sigue haciendo?

En un episodio del popular podcast Joe Rogan Experience, el fundador de AngelList, Naval Ravikant, sugirió establecer una tarifa por hora aspiracional para usted y apegarse a ella. “Nunca haga nada con su tiempo por menos de esa cantidad, ya sea asistiendo a una reunión o devolviendo un paquete de Amazon … Si tengo que devolver algo y cuesta menos que mi tarifa por hora personal, lo regalaré”.

Después de haber trabajado con cientos de empresarios, a menudo les muestro la tabla a continuación, creada por el autor Perry Marshall, y les pregunto: “¿Qué porcentaje de su tiempo dedican a tareas de $ 10 por hora?”

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“Alrededor de la mitad de mi tiempo” es la respuesta habitual. Cuando presiono a las personas para que subcontraten, responden sin una pizca de ironía: “¡No tengo tiempo para hacerlo!”

Debe dedicar tiempo a ganar tiempo, pero, como el interés compuesto, a largo plazo, ahorrará exponencialmente más tiempo del que invierte.

“¡Pero solo me toma unos minutos al día hacerlo!” Incluso una tarea que le lleva 5 minutos al día, 5 veces al día, suma hasta 15 días hábiles por año, sin tener en cuenta los costos de cambio cognitivo.

Para subcontratar más tareas de bajo valor, pruebe herramientas como:

3. Utilice la comunicación asincrónica

“Es un mal necesario”. Estas fueron las palabras de un ex gerente mío en un importante banco australiano.

Pregunté por qué 12 personas tenían que estar presentes para una reunión periódica de tres horas de duración cuando 10 de ellas no tenían más de cinco minutos de contribuciones valiosas para hacer.

No era un mal necesario, solo era ineficiente e improductivo.

Esta falta de propiedad y la tendencia a externalizar la rendición de cuentas mediante reuniones de varias personas, de varias horas de duración y respuestas a todos los correos electrónicos deja la productividad de la empresa estancada y la moral de los empleados baja.

Un mejor enfoque es la filosofía de “Lo haré cuando me convenga” que está en el núcleo de la comunicación asincrónica. La realidad es que la mayoría de las cosas no requieren una respuesta inmediata, y que las reuniones no deben usarse simplemente para comunicar información; Tenemos correo electrónico y mensajería instantánea para eso.

Si se justifica una discusión, intente programar reuniones más cortas, en incrementos de 15 o 30 minutos, en lugar de la hora obligatoria que todavía es la predeterminada en la mayoría de las organizaciones de hoy. Y si no es necesario tener una reunión (generalmente no lo es), pruebe una de estas herramientas de comunicación asincrónica:

4. Deja de tratar todas las decisiones como grandes decisiones

Es difícil hablar de comunicación asincrónica sin referirse a lo que Jeff Bezos de Amazon llama decisiones de Tipo 1 y Tipo 2: las decisiones de Tipo 1 son grandes, complejas, irreversibles y de alto riesgo. Las decisiones de tipo 2 son reversibles. Si te equivocas, puedes hacer las paces sin causar demasiado daño, si es que lo hay.

La mayoría de nuestras decisiones son decisiones de Tipo 2, y deben tomarse rápidamente. Cuantas menos decisiones se traten como decisiones Tipo 1, menos tiempo se verá afectado por las reuniones y las comunicaciones.

5. Pruebe la agrupación de tareas

La multitarea es un mito, y el cambio de tareas nos deja improductivos y exhaustos, pero eso no significa que no podamos agrupar tareas.

Katherine Milkman, una economista del comportamiento de la Wharton School de la Universidad de Pensilvania, acuñó el término “agrupación de la tentación“. Se refiere a agrupar las cosas que desea hacer con las cosas que necesita hacer, para ayudarlo a desarrollar hábitos positivos.

Digamos que mi fisioterapeuta me pidió que incorpore 30 minutos de entrenamiento de movilidad en mi día, tres veces por semana. Podría hacer esto de forma aislada, o podría combinarlo con algo que quiero hacer, como ver un documental en YouTube, o incluso recibir una llamada del orador.

Al poner menos excusas e invertir el tiempo requerido para diseñar nuestra vida laboral y personal, no solo podemos unirnos a los nuevos ricos, sino que también podemos cultivar una vida más significativa y menos lamentable.

Como dijo el filósofo estoico romano Séneca: “La vida es larga si sabes cómo usarla”.

*

Steve Glaveski es CEO y cofundador de Collective Campus, una aceleradora de innovación corporativa y puesta en marcha con sede en Melbourne, Australia. Es el anfitrión del podcast Future Squared y es autor de Time Rich: Do Your Best Work, Live Your Best LifeEmployee to Entrepreneur: How to Ear Your Freedom and Do Work That Matters.    

El artículo pertenece al medio Harvard Bussines Review

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