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Los mejores softwares de automatización de formularios para el 2020

Como probablemente sabrás, los formularios móviles son registros digitales que recopilan información y la envían a un servidor para un almacenamiento seguro. Esta herramienta es de gran utilidad para negocios (sin importar el tamaño), ya que puede mejorar los procesos de flujo de trabajo, aumentar la productividad y, en última instancia, ayudar a las empresas a crecer.

Los softwares de formularios móviles son soluciones que permiten a las organizaciones crear y distribuir formularios digitales a clientes, empleados y proveedores externos de una manera eficiente y almacenar de forma segura los datos recopilados.

La mayoría de las empresas que recurren al software de automatización de formularios desean mejorar sus flujos de trabajo, obtener información en tiempo real y permitir que los usuarios se conecten sin conexión. Estas herramientas pueden notificar a los usuarios sobre cambios, progresos y tareas pendientes. También proporcionan análisis útiles a partir de los datos recuperados, ofreciendo a las organizaciones información relevante y la posibilidad de crear paneles personalizados. Las empresas pueden utilizar el software de automatización de formularios para reducir la cantidad de tiempo que sus empleados dedican a gestionar el papeleo. Además, les permite rastrear, almacenar, y registrar información relevante de una manera eficiente y segura.

En general, los mejores softwares de automatización de formularios móviles tienden a ser bastante similares. Si necesitas hacer un formulario de contacto, un formulario de registro o una encuesta, la forma más fácil es usar aplicaciones de formularios digitales. Gracias a estas plataformas, las empresas pueden crear y gestionar casi cualquier tipo de documento, desde facturas hasta informes de incidentes, así como guardar, de forma segura, la información recopilada.

Software para crear formularios

Actualmente, existe una amplia variedad de soluciones de software de automatización de formularios móviles en el mercado. Aquí hemos seleccionado una lista de soluciones recomendadas por usuarios de todo el mundo.

DataScope

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DataScope es un software de administración de servicios en terreno, que incluye características tales como administración de contratos, base de datos de clientes, firma electrónica, enrutamiento, programación, seguimiento del historial de servicios, administración de órdenes de trabajo, base de datos de contactos, recolección de pagos en el terreno, administración de inventarios y gestión de despacho, entre otras cosas. Ahora, además puedes importar encuestas previamente creadas en la plataforma Google Forms de una manera muy simple. DataScope identifica automáticamente las preguntas del cuestionario de Google y las transcribe en su constructor de formularios. Gracias al Add-on de DataScope, también puedes vincular tu cuenta de Google Forms con su cuenta de DataScope y obtener funcionalidades avanzadas.

Este software es fácil de usar y de bajo costo y permite realizar sus encuestas a nivel local o global. Cuando no haya acceso a Internet, la información recopilada se irá directamente a la nube. Esta plataforma tiene paneles fáciles de usar y una API que permite la integración con otros sistemas. Está disponible en software SaaS, Android, iPhone y iPad.

 

GoForm

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GoFormz proporciona una solución de informes y formularios móviles que facilita la recopilación de datos y ayuda a tu empresa a obtener información precisa, un flujo de trabajo optimizado e informes exhaustivos que son esenciales para tomar decisiones comerciales adecuadas. Con esta herramienta, puedes configurar notificaciones que le permitan saber cada vez que se completa o le transfiere un formulario. Dentro de los formularios, puedes agregar ubicaciones, imágenes y bosquejos. Una vez que cargue un formulario, puedes configurarlo para que se complete previamente con campos de búsqueda de llenado rápido.

Esta aplicación está disponible en Apple Store o en Play Store. También cuentan con una versión de escritorio. Goformz ofrece una prueba gratuita de 14 días y diversos planes pagados desde lo US $18.00 al mes.

Fulcrum

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Fulcrum es una plataforma de formularios móviles que permite a los usuarios crear aplicaciones personalizadas para recopilar datos en terreno. Toda la información recopilada se geoetiqueta y se sincroniza en la nube, donde quedará disponible para facilitar el acceso. Esta herramienta es ideal para ´realizar inspecciones, evaluaciones, auditorías de campo y más. Puedes incluir archivos adjuntos en una variedad de formatos y exportar los datos para su posterior análisis. Esta plataforma puede integrarse con otras soluciones.

Con Fulcrum, puedes crear formularios móviles personalizados, sincronizar sus formularios personalizados con tu dispositivo móvil, trabajar en línea o sin conexión y compartir información y colaborar en tiempo real. Esta herramienta también puede ayudarte a administrar tu equipo en terreno, monitorear sus tareas diarias y asignar trabajo a los distintos miembros. Los trabajadores en terreno pueden recopilar datos geoetiquetados con precisión y utilizar esta aplicación en sus dispositivos iOS o Android, con o sin conectividad a Internet.

 

ProntoForms

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Es uno de los líderes en plataformas de formularios móviles (sin uso de códigos) para empresas. Esta solución ofrece un software de servicio en terreno basado en la nube que ayuda a las organizaciones a enviar facturas, órdenes de trabajo, firmas, códigos de barras, marcas de tiempo y fotos. Con esta aplicación, puedes crear formularios para recopilar datos utilizando teléfonos inteligentes y tabletas, administrar usuarios y recopilar documentos y formularios desde cualquier lugar. Este formulario proporciona una variedad de paneles e informes para monitorear y controlar el rendimiento de tu equipo. ProntoForms se considera una de las soluciones tecnológicas más fáciles de usar y efectivas.

Puede elegir entre dos planes con precios (Pro y Enterprise), dependiendo de si deseas informes básicos o una solución analítica con todas las funciones.

 

Device Magic

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Es una aplicación de recopilación de datos y software de formularios móviles basada en la nube que proporciona formularios personalizables, que permiten a los equipos en terreno proporcionar información precisa en tiempo real. Los datos se pueden recopilar utilizando tus propios dispositivos móviles, incluso sin una conexión a Internet, y pueden enviarse en una variedad de formatos, como correos electrónicos, textos, PDFs personalizados y más. Este software te permitirá crear una solución de recopilación de datos y automatizar tus flujos de trabajo. También podrás integrar esta plataforma con otras herramientas como Box, Slack, Evernote, SQL, Zapier y más.

Device Magic funciona para empresas de todos los tamaños. Viene con un módulo de despacho, que permite a los usuarios enviar formularios rellenados previamente a los empleados en terreno y notificarlos sobre nuevas tareas. Además, esta plataforma permite a las organizaciones crear y compartir gráficos, obtener información, incluir mapas y ubicaciones en formularios y asignar tareas específicas a los miembros del equipo. La aplicación móvil funciona para dispositivos Android e iOS y está disponible con una suscripción mensual.

 

JotForm

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Es una solución de automatización de formularios basada en la nube que se utiliza para publicar formularios en línea, recolectar pagos de pedidos, realizar encuestas a clientes, administrar solicitudes de empleo y registrar invitados para eventos. JotForm es un generador de formularios fácil de usar que integra una variedad de características y que encuenta con plantillas que pueden ayudarte a crear y editar formularios en tu dispositivo móvil.

Su interfaz está bien diseñada, usa un editor simple de arrastrar y soltar para reorganizar los campos de formulario, y la configuración aparece claramente en una barra lateral a la derecha. Se puede cambiar la configuración y agregar texto a los campos solo haciendo clic y escribiendo.

Esta plataforma ofrece, además del plan gratuito, servicios con una suscripción mensual que incluye soporte por correo electrónico, chat, videos de capacitación y un foro de soporte en línea. Se podría integrar con otras herramientas como Google Drive, Dropbox, MailChimp, PayPal, SalesForce y Zoho CRM, entre otras.

 

Typeform

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Es una solución de gestión de encuestas basada en la nube diseñada para empresas de todos los tamaños. Ofrece diseño de encuestas, configuración, distribución y análisis dentro de una suite. Typeform permite a los usuarios diseñar formularios personalizados utilizando una interfaz de arrastrar y soltar. Las plantillas incluyen diferentes tipos de preguntas, como respuestas de texto corto, preguntas de opción múltiple, respuestas de texto largo, selecciones de imágenes y menús desplegables. Los usuarios también pueden agregar fotos y videos en cada pregunta. Typeform también ofrece informes y paneles, que permiten a los usuarios realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento, como visitas únicas, respuestas y el estado de finalización de la encuesta. También les entrega acceso a las respuestas de las encuestas en tiempo real. Esta herramienta facilita la colaboración, lo que permite a los usuarios crear tareas para encuestas, asignarlas a personas y compartir los resultados éstas.

 

GoCanvas

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Es un sistema de gestión empresarial móvil basado en la nube diseñado para funcionar en cualquier teléfono inteligente, tablet o computador con Windows (a través de la aplicación de Windows). Esta solución proporciona un calendario de despacho que permite a los usuarios crear y asignar trabajos a operadores de campo. La herramienta de creación de formularios se puede utilizar para crear formularios de servicios personalizados, como gestión de contactos, facturación, gestión de órdenes de trabajo y más.

GoCanvas permite la integración de datos con otras plataformas y la información se puede completar automáticamente en algunas aplicaciones personalizadas. Esta herramienta puede mejorar significativamente las operaciones de tu empresa, mejorar la productividad y eliminar muchas redundancias. También ofrecer ventajas para el uso y la gestión remota de tareas.  Algunos usuarios piensan que las opciones de informes son un poco básicas. Sin embargo, es una solución potente y fácil de usar que está disponible en suscripciones mensuales por usuarios. La compañía brinda soporte por teléfono, correo electrónico y chat en vivo.

 

MaintainX

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Es una solución basada en la nube que ayuda a las empresas a administrar órdenes de trabajo a través de formularios digitales. Diseñado para pequeñas y medianas empresas, MaintainX tiene plantillas personalizadas para crear listas de verificación, registrar procedimientos empresariales y evaluar lecturas en formularios digitales existentes. Esta plataforma permite a los usuarios monitorear y administrar tareas individuales y compartir informes con clientes y empleados. También pueden agregar contenido en fotos y compartirlas con su equipo. Esta solución es de gran ayuda para realizar seguimiento de la información enviada por los trabajadores y clientes. Una desventaja es que MaintainX no cuenta con una opción de archivo para almacenar órdenes de trabajo que están cerradas y éstas todavía aparecen en las alertas.

Esta aplicación móvil funciona para dispositivos Android e iOS. El precio de MaintainX comienza en US $ 10.00 por mes, por usuario. Cuantan, además con una una versión gratuita.

 

PDFfiller

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Esta es una solución de automatización de formularios basada en la nube para pequeñas y medianas empresas que desean empezar a usar formularios digitales. PDFfiller permite a los usuarios crear formularios PDF rellenables desde cero o convertir un formulario existente. Los usuarios también pueden agregar imágenes, logotipos, notas, cuadros de texto, hipervínculos y videos tutoriales en PDF. También pueden usar formularios que se completen automáticamente tomando la información de una base de datos o de una planilla Excel. Los usuarios pueden capturar firmas electrónicas y convertir archivos PDF a y desde formatos DOC, XLS, PPT, TXT y JPG.

¿Has probado algunas de estas plataformas? ¿Qué herramientas usas tu para crear formularios móviles? Déjanos tu opinión en la sección de comentarios.

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DataScope es una plataforma que permite a diversas industrias agilizar, ordenar y evaluar el trabajo en terreno, gracias a sus listas de control de inspección de limpieza y formularios en línea que proveen indicadores en tiempo real 100% adaptables a cualquier necesidad.

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