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¿Cómo gestionar las órdenes de trabajo eficientemente?

Las órdenes de trabajo son elementos esenciales para el mantenimiento porque proporcionan detalles relevantes sobre las reparaciones, como el reemplazo de piezas, la realización de inspecciones o el retorno de un activo a su condición operativa.

¿Qué es una orden de trabajo?

Es un medio escrito para comunicar información sobre una tarea específica que es necesario realizar. Por ejemplo, un electricista puede recibir una orden de trabajo para completar un proyecto en una construcción o para reparar piezas de instalación. Una orden de trabajo de mantenimiento proporciona detalles sobre reparaciones cómo reemplazar una pieza, devolver un activo a su condición operativa o realizar una inspección.

Una orden de trabajo es una herramienta de comunicación muy importante que debe incluir toda la información necesaria para que la tarea sea realizada eficientemente. Debe, además, especificar qué miembro del equipo debe realizar determinados trabajos.

El proceso de elaboración de una orden de trabajo

Un proceso de orden de trabajo es un sistema para garantizar la rendición de cuentas y ejecución de cada paso requerido para completar una solicitud de trabajo. Un proceso de orden de trabajo bien definido reducirá el tiempo de inactividad del equipo y ayudará a mantener una buena comunicación de principio a fin. Cada orden de trabajo de mantenimiento tiene un ciclo de vida con pocas fases principales que se pueden dividir en varios pasos que hemos enumerado aquí.

Identificación

El primer paso es identificar el problema e informarlo, mencionando la ubicación geográfica exacta. Alguien tiene que crear una solicitud y tu empresa debe evaluarla. En esta fase, el trabajador asignado debe informar el mal funcionamiento. Si la causa no está clara, tus técnicos deberían agregarla más tarde.

Creación de una solicitud

La solicitud debe describir qué se debe hacer con qué recursos, a qué activo, cuándo, por qué y cómo. Todos los detalles del trabajo deben enviarse al equipo de mantenimiento para que tome las medidas correspondientes.

Priorización y horario

Una vez que se acepta la solicitud, el supervisor debe priorizar la tarea y programarla. Es aconsejable establecer un plazo para mantener a todos responsables y miembros del equipo informados. Tus técnicos deben saber qué órdenes de trabajo son más urgentes.

Asignación y ejecución

La tarea se asignará a un técnico o equipo específico, que la realizará durante el tiempo programado.

Cierre del caso

Una vez realizada la tarea de mantenimiento, debe marcarse como completa y documentada, para que tú y tu equipo puedan realizar un seguimiento de los datos importantes para otros procesos.

¿Qué información debe incluir una orden de trabajo de mantenimiento?

Para hacer una orden de trabajo perfecta, debes incluir al menos la siguiente información:

– Partes y herramientas necesarias para realizar la tarea.

-Notas de salud y seguridad porque los técnicos deben ser advertidos si existen riesgos asociados con las tareas.

-Fecha de finalización esperada, horas de trabajo esperadas, cuándo se solicitó el pedido y cuándo se realizó la tarea.

¿Cómo hacer la orden de trabajo perfecta?

Las órdenes de trabajo de mantenimiento detalladas deben contener mucha información para ayudar a los gerentes, supervisores y trabajadores a organizar y a asignar tareas. En otras palabras, una orden de trabajo es muy similar a una sesión informativa que se pasa a un equipo. Sin embargo, escribir una orden de trabajo de mantenimiento detallada no es suficiente; debes seguir un proceso para lograr resultados óptimos.

A continuación, te damos unas recomendaciones que pueden ayudarle a crear la orden de trabajo perfecta.

Digitaliza tus órdenes de trabajo

Al hacerlo, reducirás la posibilidad de perderlas. Además, tu equipo podrá mantener las órdenes de trabajo en sus teléfonos inteligentes en todo momento, permitiendo que el envío y el manejo de la información sea más fácil. Usando órdenes de trabajo digitales, no tendrás que preocuparte por malinterpretar escritura manual poco legible. Una orden de trabajo digital estará disponible en cualquier momento con un mensaje claro e inconfundible.

Al digitalizar tus órdenes de trabajo, es más fácil mantener un sistema de registro donde puedes verificar el historial de órdenes de trabajo del activo y ver las partes que se han reemplazado recientemente. Esto te permitirá saber qué reemplazos han sido parte de un problema de mantenimiento mayor.

Rastrea los inventarios

Una orden de trabajo puede ayudarte a rastrear el tiempo y los costos. También permite rastrear piezas, materiales, órdenes de compra y recibos. Al usar un software de administración de inventario, puedes monitorear la cantidad, los costos y los detalles de tu inventario en un solo lugar. Incluso puedes ajustar su configuración para recibir notificaciones cuando el inventario esté en un nivel bajo.

Comprueba lo que están haciendo tus técnicos

Es difícil crear un cronograma de órdenes de trabajo si no tiene idea acerca de lo que están haciendo tus trabajadores. Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado CMMS te mostrará qué trabajadores están asignados a qué tareas en tiempo real para que pueda vigilar todas las tareas, gestionar aprobaciones y enviar facturas. El monitoreo de las tareas de tus técnicos es importante para garantizar que nadie esté sobrecargado con trabajos, situación que podría retrasar el tiempo de entrega de las órdenes de trabajo.

Haz la diferencia entre mantenimiento reactivo y preventivo

El mantenimiento reactivo se refiere a la reparación de piezas cuando el equipo ya se ha averiado, para restaurarlo. En este caso, las operaciones deben cesar hasta que se repare la pieza del equipo. Por otro lado, el mantenimiento preventivo incluye la comprobación del equipo y la sustitución de piezas pequeñas para evitar averías inesperadas.

Implementa un plan de mantenimiento preventivo

Al realizar un mantenimiento preventivo regular, te asegurarás de que tu equipo permanezca en buenas condiciones, tanto las máquinas como los operadores. Un plan de mantenimiento preventivo puede ayudarte a ahorrar recursos y hacer que todos los procesos sean más eficientes. Los procedimientos de mantenimiento preventivo toman menos tiempo que las reparaciones y reemplazos de emergencia. Si tu empresa ha dependido del mantenimiento reactivo de su equipo, deberías considerar cambiar a una estrategia de mantenimiento preventivo.

Usa dispositivos móviles para administrar órdenes de trabajo

Los dispositivos móviles son una gran herramienta para la gestión del mantenimiento de órdenes de trabajo. Al usar una aplicación de orden de trabajo, puedes enviar órdenes sobre la marcha acortando el tiempo de respuesta. Puedes crear, modificar o actualizar una orden de trabajo directamente desde tu dispositivo móvil. Si tienes un scanner de código de barras móvil, no es necesario buscar bases de datos de fabricantes de equipos con palabras claves ni filtros para manuales. Las órdenes de trabajo las puedes crear al escanear un código de barras con un teléfono inteligente o una tablet.

Elige al técnico adecuado

Elegir el trabajador correcto es una parte esencial del proceso de la orden de trabajo. De otra manera, pueden producirse demoras o problemas aún mayores que el original. Antes de seleccionar al técnico o equipo, hay muchas preguntas importantes que debes formular, como “¿Cuántas personas requiere la tarea?” o “¿Por qué debería elegir a este técnico en particular?”

Otra cosa importante es que deber ser capaz de ver si necesitas a un contratista externo o no. Si la tarea es demasiado para tu equipo, necesitas encontrar otra forma de manejar el problema. En esos momentos, un contratista externo para asignar la tarea podría ser la respuesta correcta.

Comprueba tu información

Al monitorear tus órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo con los datos previamente recopilados, podrás realizar planes de mantenimiento preventivo que te ayudarán a ahorrar tiempo y dinero al reducir las fallas y los plazos promedio de reparación. Claro, es posible que necesites procesar una gran cantidad de datos, pero el secreto para administrar órdenes de trabajo de manera más eficiente está en los detalles.

¿Cómo puedes gestionar las órdenes de trabajo de mantenimiento de manera más eficiente?

Siempre debes tener en cuenta lo que dijimos al comienzo de este artículo: las órdenes de trabajo son principalmente herramientas de comunicación. Hacer una orden de trabajo perfecta se trata de transmitir la información correcta a través de todas las etapas del proceso.

Entonces, ¿cómo puede organizar mejores órdenes de trabajo de mantenimiento? El lápiz y el papel están definitivamente fuera. Además de ser una opción poco amigable con el medio ambiente, no es la alternativa más eficiente para estos tiempos. Durante años, las hojas de Excel fueron excelentes para la planificación del mantenimiento. Eran baratas, más difíciles de perder y fáciles de archivar. Sin embargo, hoy en día, las empresas necesitan una tecnología más eficaz, potente y de vanguardia. Entonces apareció el software de mantenimiento.

Al utilizar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), puedes almacenar cada orden de trabajo en la nube, lo que lo pone a disposición de todo su equipo en todo momento. Un dispositivo móvil es suficiente para mantenerlos actualizados con notificaciones y solicitudes. También es más fácil para sus clientes hacer una solicitud de trabajo.

El software de órdenes de trabajo amplía las capacidades de las generadas manualmente de muchas maneras:

– En primer lugar, permite adjuntar fotos del activo y del pedido de reparación necesario.

– En segundo lugar, puedes enviar la ubicación precisa de un activo dentro de una instalación.

En tercer lugar, una orden de trabajo móvil permite acceder al historial de mantenimiento previo de un activo, proporcionando a los técnicos información valiosa sobre la mejor manera de abordar una tarea.

Finalmente, el seguimiento de órdenes de trabajo es más simple que nunca utilizando las capacidades del dispositivo móvil CMMS.

Así es como debería funcionar todo, al menos en teoría. En conclusión, independientemente de tu método preferido para organizar y administrar órdenes de trabajo, todo se reduce a cómo las personas usan y comunican información relevante. Un CMMS se basa en los datos que tú proporcionas. Si tú y su equipo hacen un buen uso de su CMMS, insertando todos los datos necesarios para realizar tareas y recopilando datos confiables, funcionará de manera fácil y eficiente. De lo contrario, será tan poco confiable como cualquier otro método. Para evitar esto, le recomendamos que solicites ayuda para capacitar a tus empleados durante la fase de incorporación.

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