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¿Cómo crear una lista de verificación de inspección?

Las listas de verificación de inspección son herramientas que se usan para organizar proyectos y tareas y para verificar los trabajos más importantes. Se han diseñado para reducir los errores y garantizar la coherencia y la integridad en la realización de una tarea.

A medida que se marca cada elemento de la lista de verificación, la persona que realiza la inspección verifica que cada componente del equipo funcione correctamente. También te saber si tus productos y procedimientos cumplen con los estándares de la industria.

Tradicionalmente, las listas de verificación solo han estado disponibles en papel, pero ahora también puede usar las digitales, donde las inspecciones se realizan directamente en dispositivos móviles y los datos se guardan y asimilan de inmediato para facilitar la presentación de informes. Mediante el uso de listas de verificación digitales o aplicaciones de listas de verificación, puedes tener todas sus diferentes listas de verificación de inspección actualizadas automáticamente a tu base de datos con solo unos pocos clics.

El rol de las listas de verificación para inspecciones

Los propósitos principales de las listas de verificación de inspección son esbozar los estándares de calidad y los requisitos del producto y proporcionar criterios objetivos para inspeccionar los productos y las instalaciones de manera de garantizar que cumplan con las expectativas del cliente y los estándares reglamentarios nacionales e internacionales. Las listas de verificación para inspecciones te ayudan a asegurarte de que la maquinaria funcione correctamente, para evitar accidentes y minimizar el tiempo de inactividad.

Una buena lista de verificación de inspección te ayudará a:

Asegura el cumplimiento con las normas reguladoras

Cuando se trata de verificar la calidad del producto, una lista de verificación no solo es útil para el personal interno de control de calidad, sino también para tí o cualquier inspector externo que contrate para inspeccionar en tu nombre. Las listas de verificación de garantía de calidad efectivas pueden asegurar que tus productos cumplen con los estándares reglamentarios. Si un producto va a un mercado diferente, la lista de control de calidad debe incluir una sección que defina el mercado y las regulaciones o estándares que debe cumplir el producto.

Mejora la calidad de los productos

Al hacer controles regulares, puedes mejorar los procesos y entregar productos de alta calidad de manera consistente. Mejorar el control de calidad es vital para el éxito continuo de cualquier negocio en fabricación y producción.

Promueve la seguridad laboral

Realizar inspecciones periódicas puede ayudarte a identificar y abordar los peligros existentes en el lugar de trabajo; brindar al personal la capacitación requerida y verificar que tu organización tenga equipos de seguridad, como extintores de incendios y botiquines de primeros auxilios, y que estos estén actualizados y completamente equipados.

Las inspecciones también brindan una oportunidad para que los trabajadores expresen sus inquietudes y aborden cualquier problema relacionado con la salud y la seguridad. Por lo tanto, a medida que surgen nuevos riesgos, los trabajadores los notarán y abordarán rápidamente antes de que ocurran accidentes.

Mejora la planificación del mantenimiento preventivo

Si puede diagnosticar con qué frecuencia un determinado tipo de equipo necesita una determinada reparación, puedes programar esa reparación antes de que ocurra la falla, evitando demoras y reduciendo el tiempo de inactividad.

Optimiza la comunicación entre los distintos departamentos

La lista de verificación para inspecciones puede ayudarte a reducir malentendidos y errores, establecer procedimientos en varios departamentos, cerrar las brechas y reducir la falta de comunicación.

¿Qué hace que una lista de verificación sea eficiente?

Las listas de verificación para inspecciones y las auditorías sirven de base para los programas de seguridad y ayudan a las empresas a recopilar los conocimientos necesarios para descubrir posibles riesgos, mal funcionamiento del equipo, capacitación inadecuada del personal o condiciones de trabajo inseguras, entre otros. Para ser más efectivos, deben tener las siguientes características.

Fácil de usar

Deben ser simples y fáciles de usar en terreno. El diseño debe ser simple, con elementos en un orden que sea lógico para la forma en que se inspeccionará cada tipo de equipo.

Específica

Si es demasiado genérica, no será efectiva. Una lista de verificación debe ser específica para el tipo de equipo que debe verificarse.

Clara y precisa

Tu lista de verificación de inspección tiene que estar escrita en un formato claro porque no eres el único que usa esta herramienta.

Exhaustivo

Las listas de verificación deben ser exhaustivas y deben incluir todos los detalles necesarios para cada activo individual.

¿Cómo empezar a elaborar una lista de verificación?

Los siguientes pasos te ayudarán con el proceso de creación de tu lista de verificación.

Analiza qué puede salir mal

En primer lugar, debes pensar en los diferentes aspectos y elementos que podrían salir mal con su producto durante el proceso de fabricación. Este paso te ayudará a llegar a una lista de posibles defectos específicos.

Discute riesgos e inquietudes exclusivas del proyecto

Ten reuniones con tu equipo o subcontratistas para discutir temas únicos del trabajo, ya que los puntos de control específicos refuerzan la importancia de tener un buen conocimiento de los diferentes procesos.

Clasifica los problemas potenciales

Cree una lista de posibles defectos y divídelos en diferentes categorías: problemas mayores, menores y críticos.

Comienza con una lista de verificación básica

Obtén una lista de verificación básica para cada reunión. Puedes elegir una que hayas usado antes o una plantilla tomada de internet. Como fuere, deberías incluir las siguientes secciones:

-Checkpoints para aumentar la conciencia de los detalles críticos.

-Checkpoints para documentar el cumplimiento de los requisitos específicos del proyecto.

-Registro de medidas importantes.

-Puntos de calidad, seguridad y puntualidad.

-Fotos requeridas del trabajo inspeccionado.

-Firmas.

Cómo crear listas de verificación de inspección efectivas

Desde el punto de partida, puedes adaptar y modificar tu lista de verificación tanto para tu equipo como para los subcontratistas que realizan el trabajo. Cada sub área debe tener su propio conjunto de listas de verificación que se centre solo en el trabajo más específico.

Empieza con plantillas de lista de verificación

Al principio usa las plantillas de listas de verificación que puedes encontrar en línea. Es más fácil modificar una lista de verificación existente que comenzar desde cero. Además, al revisar estas plantillas puede encontrar puntos de control que, de otro modo, podrías haber olvidado. Cuando trabajes desde una plantilla de lista de verificación, revisa los puntos de verificación y elimina los que no se apliquen a tu industria u organización.

Personaliza las listas de verificación para tu proyecto

Agrega puntos de control basados ​​en problemas que tu o tus trabajadores encuentren con frecuencia y modifica los puntos de control basados ​​en tu propia experiencia. Tu negocio es único y es muy probable que tenga problemas que otros negocios no tengan. Puede ser porque haces las cosas de manera diferente o porque tienes requisitos especiales para tareas específicas. Por esta razón, las listas de verificación deben ser específicas para tu proyecto de trabajo.

Incluye puntos de control apropiados

Tus puntos de control deben ser aquellos elementos que generalmente presentan problemas en terreno. Se debe incluir todo lo que ha sido un problema recurrente en el pasado, así como los problemas diarios y los elementos críticos que surgen en las reuniones de seguimiento del proyecto.

Prepara listas de verificación específicas del proyecto sólo antes de empezar

No intentes preparar todas las listas de verificación que crees que pueda necesitar antes de empezar tu proyecto. Prepara solo las listas de verificación que necesitarás según el cronograma del proyecto y los planes de inspección para que puedas agregar comentarios de inspectores, clientes y tus propias observaciones. De esa manera, tendrás la mejor lista de verificación posible cuando empiece la inspección.

Mantén las listas de verificación cortas y enfocadas

Siempre que tengas listas de verificación establecidas en torno a los problemas que surgen comúnmente, no necesitas tener muchos elementos para cada detalle. Las listas de verificación de inspección deben tener de 10 a 20 puntos de verificación para que el inspector pueda concentrarse en los elementos críticos.

Organiza las listas de verificación de la forma en que inspeccionará

Si vas a inspeccionar tu proyecto por sala o área, así es como debes organizar tus listas de verificación. Esto facilitará el trabajo del inspector y reducirá la pérdida de tiempo que conlleva el moverse de un lado a otro entre las habitaciones. Si algunos elementos que inspeccionas se repiten en varias áreas, los puntos de control también deben repetirse.

Revisa y mejora tus listas de verificación continuamente

Debes analizar tus listas de verificación de forma regular y eliminar los puntos de verificación que rara vez se usan. Por otro lado, debes agregar puntos de control cuando surjan problemas que no aparecen en los existentes. A medida que el tiempo pasa, refinar tu lista de verificación constantemente para gastar menos tiempo lidiando con problemas de calidad en cada inspección en el futuro.

Beneficios del uso de aplicaciones de listas de verificación

Las aplicaciones móviles se han vuelto cada vez más importantes en nuestra vida diaria y muchas empresas se han dado cuenta de los beneficios que las aplicaciones móviles pueden ayudar a lograr. Reemplazar las listas de verificación para inspección en terreno en papel con formularios digitales te permitirá optimizar los procesos comerciales internos. La digitalización de las listas de verificación de inspección del sitio tiene muchas ventajas. Aquí mencionamos algunas.

Simplifica tus procesos

Una aplicación te permite crear listas de verificación profesionales con un sistema de seguimiento de tareas en tiempo real. Todos los datos se recopilan automáticamente a través de la aplicación, simplemente usando un teléfono inteligente o una tablet.

Permite la captura de datos ricos

El inspector puede agregar datos como fotos, videos, grabaciones de voz, ubicación GPS, etc.

Permite la captura de datos sin internet

Muchas aplicaciones se pueden usar sin conexión a internet, lo cual es una característica útil cuando nuestra investigación involucra la recolección de datos en ubicaciones remotas donde la conectividad es baja.

DataScope es la herramienta ideal para realizar inspecciones o auditorías de manera simple y eficiente. Al usar la aplicación DataScope, los supervisores o inspectores en terreno de tu empresa pueden visitar diferentes ubicaciones y completar formularios personalizados utilizando sus teléfonos móviles o tableta. En caso de que no haya conexión a Internet disponible, todos los datos se guardarán y se sincronizarán más tarde, sin perder ninguna información grabada. DataScope te permite crear tu propia aplicación de lista de verificación para inspecciones en terreno. Funciona en Android e iOS y te permite trabajar sin conexión y recopilar imágenes, firmas y códigos de barras.

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DataScope es una plataforma que permite agilizar, ordenar y evaluar el trabajo en terreno, gracias a sus formularios en línea que proveen indicadores en tiempo real 100% adaptables a cualquier necesidad.  

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