Claves para redactar un buen reporte de incidentes

Los “incidentes” que pueden ocurrir en una empresa no deben confundirse con los “accidentes”. Ambos eventos son inesperados, pero apuntan a situaciones completamente distintas. Por ello, todo profesional o líder de seguridad debe saber muy bien cómo reportarlos de manera certera y meticulosa, para así descubrir la causa raíz, y trazar una efectiva estrategia de prevención.

La eficiencia operativa de toda empresa u organización no sólo radica en su capacidad productiva o en las competencias de su personal. También se sustenta en la capacidad de sus líderes y equipos para optimizar la “gestión de incidentes”.

En este punto es importante establecer una primera precisión, pues si bien el término “incidente” a menudo se confunde y utiliza como sinónimo de “accidente”, se refiere a una situación completamente diferente. 

Ambos eventos son provocados por situaciones inesperadas, pero un incidente puede, o no, derivar en daños o lesiones graves o críticos. Por otra parte, un accidente siempre tendrá consecuencias negativas como lesiones, enfermedades laborales menores o mayores, siniestros, y daños a la propiedad pública o privada, entre otras posibles implicancias directas e indirectas.

TIPOS DE INCIDENTES

Un incidente puede ser cualquier evento, situación o condición que interrumpa el trabajo normal de una empresa u organización, y a la vez genere peligros y riesgos potenciales. Estos pueden afectar tanto a los trabajadores, como a los procesos, sistemas y operación. 

Del mismo modo, y dependiendo del tamaño de la empresa, el impacto material o físico del suceso, y sus consecuencias, un incidente también puede causar alarma en la opinión pública, o captar la atención de los medios de comunicación.

Algunos de los ejemplos más comunes de incidentes son los siguientes: 

– Accidente o lesión de uno o más de los trabajadores.

– Daños a la propiedad y/o infraestructura.

– Accidente vehicular.

– Incidente de seguridad.

– Lesión con resultado de pérdida de tiempo laboral.

– Accidente ambiental.

– Incidente de incendio.

– Riesgo inminente de fallas superado a tiempo.

PASOS PARA REDACTAR UN BUEN REPORTE

Además de establecer las diferencias esenciales entre ambos conceptos, es importante contar con una metodología precisa y sistemática que permita registrar y reportar los incidentes acaecidos en toda empresa. Para ello, se requiere una lista donde se recopilen todos los detalles necesarios (como lugar físico, hora, tipo de incidente y consecuencias, entre otros) para que el informe final sea preciso, real y acucioso.

Trabajar con este nivel de sistematización permitirá contar con un documento esencial para llevar a cabo investigaciones más eficientes, respecto del origen del incidente. Asimismo, se podrá analizar en forma más certera el suceso y obtener mejores conclusiones que se reflejen en una planificación preventiva más eficiente.

Al respecto, los expertos internacionales en seguridad establecen cuatro pasos precisos para redactar un buen informe de incidentes:

1. Claridad respecto de qué información se recopilará: 

Conocer en forma adecuada la información que debe incluirse en el informe ayuda a recopilar los datos de manera más eficiente. Para ello es necesario contar con una lista de verificación completa, la cual brinda una guía valiosa para no perder detalles importantes. Condición especialmente importante cuando se necesita recopilar la información y enviar el informe lo más pronto posible.

2. Reunir los datos más precisos y fácticos: 

Un informe de incidentes es un documento real y sensible. Por ende, debe entregar evidencias concretas, detallando hechos relevantes de manera precisa y fidedigna. Quien lo redacta debe proporcionar la información más precisa y objetiva posible, evitando emitir opiniones, declaraciones sesgadas, y cualquier información que no contribuya a esclarecer los hechos acaecidos.

3. Proporcionar la mayor evidencia posible: 

La certeza y veracidad en la descripción de los hechos puede complementarse con fotos, ilustraciones, esquemas o incluso registros en video. Todo ello fortalecerá la validez del informe. Asimismo, ayudará a respaldar las declaraciones de quienes estén involucradas en el evento.

4. Obtenga firmas antes de completarlo: 

Los testimonios de los involucrados son vitales para certificar la validez de lo que se reporta. Por ello, es absolutamente necesario que dichos testigos confirmen, con su firma, la plena certeza del informe sobre el incidente.

EJEMPLOS PRÁCTICOS

Aunque se trate de situaciones, aparentemente,  menores o sin importancia, todos los incidentes que ocurran en el lugar de trabajo, deben informarse y documentarse de inmediato. Con ello se garantiza que sus detalles queden debidamente registrados, y que además sean utilizados en la correspondiente planificación estratégica preventiva de la empresa u organización.

Esto permite más rapidez para ayudar a las personas afectadas, y también ayuda a la empresa a determinar las acciones posteriores más pertinentes, como traslado a centros asistenciales, tratamientos médicos necesarios, medidas de seguridad que deben implementarse o perfeccionarse, y actualizar los registros de tiempo perdido.

Para llevar a cabo en forma eficiente esta tarea, los expertos recomiendan dos tipos específicos de reportes que se caracterizan por su meticulosidad y precisión: 

A. Informes de tipo lista

Esta metodología implica trabajar sobre la base de una recopilación exhaustiva de hechos, personas involucradas directa o indirectamente, acciones y consecuencias de cada incidente en particular, entre otras variables.

El resultado es una lista que debe consignar siempre lo siguiente:

– Tipo de incidente

– Ubicación

– Nombres de personas afectadas

– Supervisor inmediato

– Declaración de las personas afectadas

– Testigos

– Contexto del evento

– Movimiento de las personas afectadas durante el incidente

– Lesiones, gravedad y tratamiento

– Fotos y otros testimonios gráficos

– Peligros identificados

– Causa raíz del evento

B. Informes narrativos

Otra opción válida para entregar un informe de incidentes detallado y preciso es la narración paso a paso de los acontecimientos suscitados. Un ejemplo de este estilo puede redactarse de la siguiente forma:

“El martes 12 de octubre de 2020 a las 9:30 AM, en las instalaciones centrales de despacho de Transportes Relámpago, ubicadas en Avenida del Ensueño 4544, Comuna de Lo Valdés, uno de los empleados de bodega (Juan Pérez) resbaló mientras trasladaba una pieza de equipo de 35 kg, a una plataforma de carga cercana. Luego de efectuar un análisis detallado, se estima que la causa raíz del incidente es el piso mojado del lugar, producto de las filtraciones de un tanque de agua con fugas que se encuentra en el mismo lugar. Además, se suma el hecho de que Juan tiene mala visión de cerca, y realizó el traslado de la pieza sin percatarse de que había agua en el piso”.

“Cuando Juan cayó, su colega, Pedro, que estaba a punto de entrar a la bodega, escuchó un estruendo que lo motivó a verificar lo sucedido. Al percatarse de la situación, Pedro corrió rápidamente para ayudar a Juan. Después de informar el incidente a la supervisora ​​de turno, María Contreras, decidieron llamar al hospital de Lo Valdés para pedir una ambulancia. En el intertanto, Juan declaró que su cabeza golpeó con fuerza el suelo al caer, lo que le provocó fuertes dolores craneales, aunque no había sangre en sus heridas”.

“A las 11:00 AM Juan fue ingresado al Servicio de Urgencia del Hospital General de Lo Valdés, donde los especialistas de turno confirmaron un Traumatismo Encéfalo Craneano, con fractura del hueso occipital. Como consecuencia, Juan deberá estar con licencia médica y sin trabajar durante 2 meses”.

“El supervisor general de la Bodega, Eduardo Espinoza, está trabajando actualmente con el encargado del Comité de Higiene y Seguridad, Luis Yáñez, y el coordinador de Seguridad, Emilio Silva, para evaluar la condición del piso, así como la ubicación y condición de los tanques de agua que originaron el accidente, y el estado del sistema de iluminación de la bodega. Además, se realizará un examen médico oftalmológico a todo el personal de Transportes Relámpago”.

Ambos ejemplos son válidos para realizar un informe detallado, preciso y meticuloso de cada incidente. Por ende, la recomendación es trabajar con el formato que sea más cómodo y ágil para quien esté encargado de realizar esta tarea.

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