¿Cómo hacer un informe de una visita técnica?

Una visita técnica es una gestión en la cual un técnico o un grupo de técnicos, efectúa una visita para revisar un proyecto determinado y ver el estado del mismo (planificación, costos, características, etc.). Es una especie de inspección técnica de un proyecto. Luego de la visita el o los técnicos deben emitir un informe acerca de lo que vieron en terreno con la información recolectada durante la visita.

¿En qué consiste un informe técnico?

Es un documento mediante en el cual se expone clara y detalladamente el desarrollo o el resultado de un proceso o proyecto, permitiendo una rápida comprensión de una situación que puede ser compleja. Su importancia radica en el hecho de que su análisis y conclusiones servirán de base para la toma de decisiones relevantes para el negocio u organización en cuestión.

El informe técnico es el principal instrumento para encontrar las respuestas a interrogantes cuestiones de gran importancia para el negocio y puede permitir esbozar las posibilidades de cambios de estrategia y los pasos a seguir. 

La elaboración de este informe se compone, básicamente de tres partes: 

a) Recopilación de información

b) Análisis de la información 

c) Conclusiones

La inspección debe ser exhaustiva y minuciosa, tanto de las infraestructuras como de los equipos y de los procesos. Es necesario tener en consideración que en el proceso de recopilación de información los datos recolectados pueden ser de diversa naturaleza: cualitativos, cuantitativos, numéricos, textuales, aleatorios, etc., por lo que es necesario usar diversos instrumentos para la recolección de datos.

Técnicas y herramientas para la recolección de información

Un paso clave para la realización de un informe técnico efectivo es la recolección de información. Dedico a eso, aquí revisaremos algunas de las técnicas y herramientas más usadas y recomendadas para recolectar datos. Lo importante es que las técnicas seleccionadas permitan captar datos de tal manera que sea fácil clasificarlos y analizarlos.

Observaciones

La principal técnica empleada en la recolección de información es la observación, el método más antiguo utilizado por el ser humano para obtener información y en este caso será fundamental para captar todo acción de interés que pueda ser relevante para le realización del informe y la evaluación final. Es importante que los resultados de la observación se almacenen debidamente ordenados, usando para ello el registro de apuntes o notas en forma secuencial. Es decir, las observaciones deben ser rotuladas con fecha, hora y asunto para que el posterior análisis sea más fácil de realizar.

Grabaciones de video y fotos

La documentación no necesariamente puede ser escrita, por cuanto es necesario considerar el uso de grabaciones y videos, además de otros materiales audiovisuales. Las grabaciones pueden ser de gran utilidad para registrar situaciones puntuales, pero es recomendable transcribirlos y extraer solamente la información que sea relevante para el proceso.

Cuestionarios en papel

Es una de las maneras más tradicionales de recopilar datos. Puede ser costosa en términos de esfuerzos económicos, administrativos y logísticos a la vez que presenta una serie de desafíos como la impresión y el transporte de cuestionarios desde y hacia el sitio del trabajo. Existe, además, el riesgo real de que los cuestionarios se pierdan en terreno o sean dañados por el clima o el transporte antes de que se procesen los datos. Otro inconveniente es que, luego de haber hecho todas las entrevistas, las respuestas deben ser introducidas manualmente en un archivo digital antes de que los datos puedan ser analizados. Este proceso requiere de mucho tiempo y de trabajo manual y aumenta el margen de error. Los controles de calidad de los datos son limitados, y a veces los errores sólo se reconocen cuando la encuesta ya ha terminado, por lo que es más difícil realzar las correcciones pertinentes.

Encuestas CAPI

Se trata de entrevistas personales asistidas por computadora o CAPI por su sigla en inglés (Computer-Assisted Personal Interviewing). Es una herramienta que se usa para realizar entrevistas cara a cara, con la ayuda de un software para contestarlas. En los últimos años, las encuestas CAPI han atraído más atención ya que representan una forma económica de recolectar datos de alta calidad.

Encuestas online

Las encuestas en línea tienen la tendencia de disminuir el margen de error, entregan información precisa, son fáciles de usar, permiten que los análisis sean más rápidos, minimizan los tiempos de espera o ejecución, ayudan a ahorrar dinero y recursos y optimizan la recopilación y el análisis de los resultados

Cada enfoque tiene sus propios beneficios e inconvenientes inherentes. La mayoría de las empresas descubren que al variar las herramientas de recopilación de información según las necesidades de la empresa obtienen mejores resultados.

Una vez ordenada, clasificada y categorizada la información el próximo paso será analizar los datos recolectados, procurando que las premisas obtenidas estén sustentadas en las evidencias recolectadas. 

Los datos recolectados pueden ser analizados a través de técnicas como el análisis de contenido, un método bajo el cual es posible contrastar y comparar datos de distinta naturaleza.

La importancia de un buen informe técnico

Un buen informe técnico es de vital importancia. Lo más destacado es la prueba de la calidad de los servicios prestados, que a menudo se mide por el infosrme que se entrega al final del servicio.

Al crear este documento garantizas beneficios como:

  • Mayor productividad del equipo
  • Reducción de costos de actividad
  • Mayor eficiencia en las diversos procesos
  • Mejor calidad en los productos y servicios
  • Historial de servicio y base de datos
  • Decisiones estratégicas informadas
  • Aumento significativo de la satisfacción del cliente

Y evitas problemas futuros como:

  • Pérdida de información relevante
  • Desorganización de la agenda de los equipos externos
  • Pérdida de clientes 

Estos son algunos de las consideraciones que es necesario tomar en cuenta al realizar un informe de visita técnica. A partir de estos puntos, es necesario pensar, organizar las visitas técnicas para sacarles el mayor provecho posible.

Cómo realizar informe de visita técnica

Lo primero es elegir el formato que mejor se adapte a la realidad de tu empresa. Los documentos impresos en papel eran muy utilizados hasta hace algún tiempo, pero gracias a la tecnología, ya es posible crear informes de visitas técnicas digitales.

Con la opción digital es posible garantizar mayor rapidez, se pueden agregar fotos, etiquetas de GPS, fecha, hora y otros, además de monitorear la ejecución de actividades en tiempo real y mantener toda la información recopilada sincronizada y almacenada en la nube.

¿Qué información es esencial?

El orden de los temas en su informe de visita técnica es fundamental para que el trabajo del personal técnico sea más rápido, más completo, de calidad y estandarizado. Al fin y al cabo, nada más aburrido que darse cuenta, tras la visita, de que faltaba información, que no se recogieron fotos o que algunas preguntas no se cumplimentaron debidamente.

¿Cómo escribir un informe técnico de visita?

Un informe técnico debería tener la siguiente estructura: 

Resumen. No más de 200 palabras describiendo el contenido del trabajo.

Introducción. No más de 2 páginas detallando ámbito, objetivos y resultados del

trabajo.

Contenido. Tantas secciones como sea necesario, explicando los contenidos técnicos

del trabajo. 

Conclusiones. Debe resumir los puntos fundamentales del trabajo y servir de síntesis

del trabajo a aquella persona interesada en el trabajo.

Apéndice. En esta sección se debe describir de forma breve pero completa el proceso seguido para la elaboración del trabajo.

El respaldo con material fotográfico, videos y aplicaciones puede marcar la diferencia, ya que su uso brinda mayor calidad y confianza. Por ejemplo, supongamos que uno de tus técnicos tiene un servicio de mantenimiento preventivo de los diversos equipos de un cliente. Podría formatear su informe para que cada foto que tome salga con la hora en que se tomó y la etiqueta de ubicación.

Usando algunas aplicaciones, en lugar de escribir el nombre del dispositivo, se puede escanear el código QR. Las preguntas sobre cumplimiento e incumplimiento se pueden responder con simples clics en el teléfono celular. Para cerrar, al finalizar el servicio sale automáticamente el informe en el estándar que el cliente demandaba y con toda la información recogida.

El reportaje fotográfico y la geolocalización contribuyen notablemente a crear un informe confiable. También dentro del desarrollo, el cronograma de entrada y salida es también un indicador del tiempo medio que tarda cada técnico en realizar tareas y finalizar una visita, información que marca la diferencia para una gestión eficaz.

En el apéndice deberían ir notas extras para reparaciones y otros imprevistos que puedan ocurrir durante la visita y no fueron mapeados. En esta parte también recomendamos anotar recordatorios para la próxima visita, solicitudes de repuestos y cotizaciones de servicios complementarios.

Sugerencias al cliente

Para que su servicio mejore cada vez más, deberías incluir un espacio en el informe de visita para sugerencias, elogios o críticas.

Sabemos que no es agradable escuchar críticas, pero esta es una fase importante para que se lleven a cabo las optimizaciones necesarias. Las sugerencias de mejora pueden ayudar a los clientes a mejorar sus procesos. Suele pasar que están tan comprometidos con las tareas del día a día que se olvidan de ciertos procesos que pueden marcar la diferencia en la opinión de sus clientes.

Conclusiones del informe

Un informe técnico debe ser redactado de manera clara, bien estructurado, conciso y con un contundente con el que el destinatario puede hacerse una idea del contenido sin tener que estudiarlo por completo.

La conclusión tiene que decir en pocas palabras (cuantas menos mejor) las respuestas al objetivo del informe. Todo el contenido del informe, descripciones, explicaciones, fotos, ensayos ha de llevar a la respuesta que se de en las conclusiones del informe, así que no hace falta que vuelvas a contarlo todo de nuevo, simplemente enumera las conclusiones a las que se llega con el contenido del informe y no lo alargues más.

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