En un mercado cada día más exigente y competitivo, el mantenimiento se ha convertido en una de las claves en donde las organizaciones pueden marcar diferencias respecto a sus competencias directas. Muchos ven en este sector una oportunidad real para ser más eficientes y reducir los costos de producción.
Pero para poder conseguir estas metas que nos plantea una buena gestión de mantenimiento, es necesario guiarse por una serie de KPIs propios del sector que nos permitirán evaluar las iniciativas y ver si estamos avanzando por el camino correcto.
Existen cinco KPI claves para el sector de mantenimiento en los que nos podemos apoyar:
1- KPI Relación mantenimiento correctivo vs. preventivo:
Las condiciones del mercado actual nos obligan adoptar estrategias más eficientes y pro activas. Para eso, una de las últimas tendencias en la gestión del mantenimiento es pasar de planes preventivos por sobre los correctivos, ya que actualmente, esperar que se produzcan problemas en nuestros equipos versus la posibilidad de encontrar previamente esos errores es una ventaja muy grande frente a la competencia.
Es por esto que la eficacia de un departamento de mantenimiento debe medirse por la cantidad de tareas que pueda realizar preventivamente en relación a las que realiza de manera correctiva, o, dicho de otra forma, cuando ya se produjo una avería o incidente en uno de los equipos o maquinaria. La correcta gestión de esta área dependerá de las habilidades y conocimientos del encargado y su capacidad para realizar una planificación detallada y luego, una rigurosa ejecución de las medidas y planes de prevención.
El objetivo estratégico que persigue este KPI es poder controlar -o monitorear- la política de mantenimiento preventivo de la organización como un sistema de mejoramiento general y, especialmente, reducción de costos. Utilizando como principal métrica, la cantidad de horas empleadas en las tareas tanto de tipo correctivo como la cantidad de tareas preventivas.
Con estos resultados, la meta de la organización debe ser comenzar con 0,5, es decir que, por cada hora de tareas correctivas, se hayan realizado dos horas de tareas preventivas.
La obtención de este indicador tiene un grado de dificultad bastante bajo, ya que a veces, resulta difícil trazar una línea entre las tareas preventivas y las correctivas, pero esto puede arreglarse fácilmente con un buen manual explicatorio y una comunicación constante con los equipos o departamentos que realizan estas funciones.
2- KPI de Tareas de mantenimiento preventivo completadas en fecha
Tal como hemos revisado anteriormente, las tareas de mantenimiento preventivo resultan claves para las organizaciones y no solo dan una importante ventaja competitiva, sino que también permiten reducir costos y tener una visión más detallada sobre el estado de nuestros equipos, maquinarias e instalaciones.
La prevención es un método que puede garantizarnos la calidad y esto no escapa al mantenimiento efectivo que podamos realizar a nuestros equipos. Es por esto que contar con una buena planificación de mantenimiento preventivo requiere de un sistema de control para su ejecución.
Considerando esto, este indicador resulta ideal para introducir como una variable «lead» (es decir, para tomar ventaja o la delantera) en cualquier módulo de medición de nuestra Performance, ya sea para un Cuadro de Mando Integral o un Tablero de Control.
El objetivo estratégico que busca este KPI es poder controlar que las tareas de prevención se realicen y completen en los tiempos planificados que hemos dispuesto y proyectado. Considerando esto, la métrica que busca es el porcentaje de la cantidad de tareas preventivas completadas en término, dividido por la cantidad total de tareas preventivas planificadas, multiplicado 100. En este escenario, una buena meta para este indicador, sería obtener resultados superiores al 85%
Al igual que en el indicador anterior, el grado de dificultad de este KPI es bastante bajo, ya que solo requiere llevar un registro adecuado, y detallado, de las tareas planificadas por nuestro equipo y un informe de sus tiempos de ejecución.
3- KPI Tiempo de respuesta del Departamento de Mantenimiento
Uno de los aspectos más relevantes de las áreas de mantenimiento son sus tiempos de respuesta. El mantenimiento preventivo es importante para poder encontrar las fallas o amenazas antes que se produzcan, pero nuestra capacidad de reacción y respuesta es igual de relevante. Por esto, este KPI mide la celeridad de respuesta del área de mantenimiento.
Para su implementación, el diseño de este indicador debe ser muy cuidadoso ya que debe tener en cuenta los recursos con que cuenta el departamento de mantenimiento, y además debe considerar el tipo de incidente reportado que requiere atención, por lo que los detalles en el informe realizado deben ser muy específicos.
Considerando esto, el objetivo estratégico que se busca con este indicador es poder desarrollar procesos de atención a pedidos que sean rápidos y eficientes por parte de nuestro equipo de mantención, para de esa forma minimizar al máximo los tiempos de espera o de detención de un determinado activo.
Con esto, la principal métrica que nos entrega este KPI son las horas, es decir, el tiempo se medirá desde la hora en que se informa, o se da de alta, una Solicitud de mantenimiento hasta la hora en que nuestros equipos comenzarán a trabajar en la solución del reclamo o en qué se relevó el incidente.
En este caso, la meta que se debe perseguir es contar con un indicador inferior a las cinco horas de respuesta ante un incidente. Es importante señalar que este indicador varía bastante dependiendo de las industrias de una determinada organización. La complejidad de ciertas industrias, especialmente aquellas que trabajan con químicos, sustancias peligrosas o en ubicaciones remotas, puede hacer que este tiempo de respuesta sea mucho mayor, y en otras más tradicionales, podría ser menor. Pero las cinco horas es un estándar a considerar.
Este KPI busca bajar o minimizar estos tiempos, lo que tiene un grado de dificultad bajo, y se recomienda sistematizar los datos con un reloj controlador de eventos, o un software automatizado que pueda registrar este tipo de eventos para luego disponer de una bitácora para ir archivándolos.
4- KPI Costo de mantenimiento por metro cuadrado
Este indicador expresa muy bien los costos de mantenimiento, ya que el numerador (total de metros cuadrados disponibles) tiende a permanecer fijo, y gracias a esto, el tipo de planta puede convenir calcular la serie en forma desestacionalizada, porque existen ciclos de mantenimiento que son expansivos en caso que la planta se encuentra en un período de baja producción.
Por este motivo, el objetivo estratégico que busca este indicador es poder mantener los costos de mantenimiento controlados, y la métrica para medirlo es el peso por metro cuadrado. Es decir, los costos de mantenimiento excluyendo gastos de amortización, divididos por el total de metros cuadrados disponibles en la planta.
Considerando esta variable, al igual que en el indicador anterior, la meta de este indicador va a depender del tipo de planta e industria en la que se aplique, pero el objetivo final siempre será poder minimizar ese indicador.
En ese sentido, el grado de dificultad para obtener esto es bajo, ya que el costo de mantenimiento debe incluir salarios de los trabajadores involucrados en el proceso, y la cantidad de metros cuadrados generalmente tiende a ser estable.
5- KPI Cantidad de incidentes resueltos por primer nivel de planta
Este indicador se refiere a los incidentes que son reportados y resueltos de manera inmediata por el personal de Primer Nivel de Planta, como un porcentaje sobre el total de los incidentes reportados. Por esto, el objetivo que persigue este KPI es erradicar las causas de quejas por daños en los productos entregados.
Para esto, la métrica utilizada es la Cantidad de incidentes resueltos por el Personal de Nivel Planta dividido por la cantidad total de incidentes reportados, multiplicado por 100. La meta para este KPI debería ser obtener un porcentaje superior al 25%.
Al igual que en los otros indicadores, la tendencia debe ser minimizar lo más que se pueda este porcentaje, pero el grado de dificultad para esto es medio, ya que es un dato muy poco usual de llevar. Esto debido a que generalmente las empresas que lo tienen en uso, suelen comenzar con una carga manual hasta que deciden sistematizarlo en sus sistemas operativos.
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