Las 5 mejores herramientas para automatizar procesos

Uno de los desafíos más importantes para el desarrollo económico es la automatización de procesos. También es un pilar de la llamada Revolución Industrial 4.0 porque se refiere a la capacidad que posee un sistema tecnológico para ejecutar una serie de tareas que originalmente son realizadas por seres humanos. 

Transformando el escenario industrial

Circunscrita a la Tecnología de la Información (TI), la automatización de procesos puede ser entendida como un conjunto de herramientas que permiten controlar, corregir y visualizar el estado de diversas tareas y flujos de trabajo, además de generar reportes específicos de todo un proceso de producción.

Estas características han convertido la automatización de procesos en una gran aliada de las empresas facilitando la productividad. Su utilización permite invertir el talento humano en actividades donde sea posible explorarlo en su real dimensión para obtener su mayor desempeño, mientras se identifican áreas donde exista un margen para reducir costos y mejorar los resultados de las empresas con soluciones para operatividad autómata.

Esta mecanización también hace posible la realimentación. Por lo tanto, el sistema se regula a sí mismo, por la que cada resultado del proceso incide en el conjunto del proceso, integrándolo y modificándolo. Bajo ciertas restricciones configuradas previamente, y sin intervención humana, el sistema evalúa, compara y realiza ajustes y correcciones en tiempo real.

También es posible programar la automatización de procesos de modo que se ejecute en cualquier momento determinado con anterioridad, según el resultado de procesos previos o determinados factores. Esta versatilidad permite planificar tareas a futuro, por lo que es un elemento clave para mejorar la productividad y el desempeño de una empresa.

Ventajas de la automatización de procesos

La apuesta por automatizar procesos es una inversión que genera una serie de beneficios:

Mayor competitividad – al mecanizar ciertas áreas, se incrementan los niveles de operatividad y confiabilidad, otorgando una posición de ventaja frente a sus competidores.

-Reducción de costos operativos – incrementando la velocidad y confiabilidad de implementación de tareas relacionada con soporte y desarrollo.

Continuidad de los procesos – permitiendo la operación de los sistemas sin interrupciones, lo que es considerado como un factor altamente valioso para los departamentos de TI y de sistemas informáticos.

Mejor análisis – al tener la posibilidad de contar con el apoyo de la tecnología, permite observar las distintas variables, revisar parámetros sensibles y tomar mejores decisiones.

Mayor eficiencia y productividad – al eliminar la ejecución de secuencias de comandos manuales que pueden estar sujetas a errores humanos.

Visibilidad y control en cada etapa del trabajo, ofreciendo reportes del estado de los procesos terminados, lo que están en proceso y futuros.

Implementación versátil – al permitir una activación física o en la nube, lo que aumenta las posibilidades de gestión y control de los procesos.

Puntualidad – en la entrega de flujos de trabajo que pueden ser planificados y coordinados con mayor efectividad.

Reducción de incidentes indeseados – al disminuir los episodios imprevistos y fallas en la cadena productiva.

Herramientas que son tendencia

Ante la gran cantidad de beneficios y ventajas que ofrece la automatización, existe una serie de herramientas que destacan como las mejores aliadas para las empresas, facilitando el desempeño profesional y el rendimiento laboral. 

Con ellas es posible automatizar tareas de ejecución, conectar y coordinar aplicaciones, efectuar pruebas de diversos tipos en un sitio web, medir y comparar esos resultados. Hemos seleccionado cinco herramientas destacadas para automatizar procesos y las presentamos a continuación con una descripción de sus potencialidades:

WorkProject 

Si necesitas gestionar proyectos, WorkProject es una solución que permite registrar de forma automática el tiempo que inviertes en cada uno de ellos. Esta herramienta permite:

-registrar toda la actividad realizada a través de un dispositivo (computador, tablet o teléfono móvil)

-filtrar esta actividad por departamentos, empleados y fechas. 

-ver al instante los costos, márgenes y beneficios dedicados a cada uno de los proyectos.

-automatizar una gran cantidad de tareas relacionadas con la gestión de proyectos, que pueden liberar de una gran carga de trabajo a directores de proyecto y managers. 

-cuenta con muchas otras funcionalidades, como un sistema de reglas para automatizar un registro detallado de la actividad, previsiones, editor de actividad y carta Gantt. 

-cuenta con una versión de prueba gratuita.

UiPath

Pensada para automatizar cualquier web o aplicación de escritorio, UiPath es una RPA (Automatización Robótica de Procesos por sus siglas en inglés). Entre sus características destacan:la posibilidad de diseñar, desarrollar y controlar una fuerza de trabajo robótica completa que imita a los trabajadores.

-administración de tareas basadas en reglas, además de liberar a los funcionarios de la rutina diaria del trabajo repetitivo. 

-gestión de cambios y desarrollo, control de acceso, modelación de procesos, ejecución y programación remota, monitorización de las tareas ejecutadas, auditoría y analíticas en pleno cumplimiento con la seguridad empresarial y las buenas prácticas gubernamentales. 

-un flujo de trabajo basado en las funciones de arrastrar y soltar, muy amigable para el usuario y que requiere de un nivel de conocimiento bajo de internet para nuevos escenarios. 

-plataforma totalmente gratis.

Zapier

Catalogada entre las herramientas que lideran el mercado de la automatización de tareas, Zapier destaca por lo siguiente:

-detiene un papel central, al ser capaz de contar con más de 750 aplicaciones que se pueden integrar a ella.

-es considerada como una de las más recomendadas y una de las primeras opciones que hay que tener en cuenta cuando se trata de comenzar a automatizar tareas y procesos.

Flow

Lanzada en el año 2016 por el gigante tecnológico Microsoft, Flow surge como respuesta a herramientas de automatización y conexión de aplicaciones web como Zapier. Permite:

– integrar hasta 83 aplicaciones diferentes, pero sigue creciendo. 

– si eres usuario de Outlook, y utilizas frecuentemente la plataforma de productos de Microsoft, Flow es una herramienta que debe ser considerada como una gran opción.

Selenium

Selenium es uno de los más populares softwares de código abierto cuando se trata de automatizar procesos. Entre sus principales características están:

-es utilizado para diversas aplicaciones y plataformas web como Windows, Mac y Linux. 

-al tratarse de un entorno de trabajo de probadores de automatización web, especialmente aquellos con habilidades avanzadas de programación y scripting, sus scripts se pueden escribir en diferentes lenguajes de programación como Java, PHP, Python, C #, Groovy, Ruby y Perl. 

-tiene una gran flexibilidad y varios niveles de complejidad. 

-sirve como base para la mayoría de las otras herramientas de prueba en general.

Watir

Se trata de una biblioteca Ruby de código abierto. Además, es una herramienta de testeo desarrollada en C# para automatizar pruebas en una web. Otras cualidades de Watir son:

-compatibilidad con una amplia diversidad de navegadores, incluyendo Firefox, Opera, IE y headless browser. 

-también funciona con HTML y AJAX, además de herramientas como RSpec, Cucumber, y Test/Unit.

Otros aspectos a considerar

Cuando se trata de definir una herramienta para automatizar procesos, las exigencias, necesidades y expectativas son siempre altas. La inversión también suele ser un tema sensible, por lo que lo recomendable es reunir toda la información posible, teniendo claros los objetivos y el punto de partida en términos de recursos humanos y técnicos.

Por esta razón, es fundamental tener claridad al respecto de la evolución estratégica que va a presentar la empresa en términos de infraestructura. Otros aspectos muy importantes son las aplicaciones y la organización existentes antes de elegir una solución específica para los intereses de una organización.

El mercado tiene una vasta diversidad de soluciones para implementar la automatización de procesos de TI. Por lo tanto, otra clave es contar con la asesoría adecuada para llevar a cabo un proceso exitoso en esta materia.

Un consejo importante para lograr implementar una herramienta de este tipo con los más altos estándares, es asegurarse de que el proveedor elegido ofrezca apoyo y confiabilidad con relación a la capacidad del nuevo sistema para integrarse con la tecnología que ya está instalada en la empresa. 

Esto requiere un ejercicio amplio de recopilación de información, que permita establecer si ese nuevo partner ofrece la tecnología necesaria para migrar tus datos y flujos de trabajo en forma confiable, con seguridad y precisión. 

Finalmente, es importante definir si dicha solución ofrece la versatilidad y capacidad de adaptarse a los requerimientos específicos de la empresa, así como al modelo de desarrollo y crecimiento proyectado para ella a mediano y largo plazo.

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Antonio Frieser
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