Pasado y presente de los reportes de inspección de tiendas

A través de la inspección de tiendas, las empresas reciben información actualizada de sus diferentes puntos de venta. El análisis rápido de los puntos a mejorar en cada establecimiento después de cada inspección de tiendas es un atributo muy valorado por las empresas, ya que significa una mejor calidad de servicio, clientes más felices y mayores ganancias en el largo plazo.

Ya que la inspección de tiendas puede referirse ya sea a la imagen, el orden, la higiene, la presencia de los empleados, existencias, disponibilidad de productos, presentación de los precios, uso del material promocional, entre otros, y debido que muchas empresas cuenta con numerosos puntos de venta, establecimientos o tiendas que deben inspeccionarse, puede ser difícil cubrir apropiadamente todos los factores de riesgo que se deben monitorear.

Por ello, para su empresa es imprescindible recodar los siguientes elementos al momento de hacer una inspección de tiendas:

  1. Qué tiene que controlarse o chequearse.

  2. Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad (qué es lo correcto y qué lo incorrecto).

  3. Cada cuánto se inspecciona: frecuencia de control o chequeo.

  4. Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables.

  5. ¿El producto final es conforme?

Hoy en día, es posible simplificar y modernizar los procesos de inspección de tiendas mediante herramientas para teléfonos inteligentes, sumando elementos multimedia, completando digitalmente la información en terreno, y geolocalizando todos los registros capturados.

Pero echemos un vistazo al pasado de los reportes de inspección de tiendas (en las que muchas empresas aún pugnan por salir), para luego descubrir cómo las nuevas tecnologías y plataformas le dieron un nuevo aire e impulso a estos procesos.

Pasado: formularios de papel y largos tiempos de espera

Las empresas ancladas en el pasado de los reportes de inspección de tiendas pierden tiempo y dinero, usando anticuados formularios de papel. Esos reportes en papel se llenan en la tienda correspondiente mientras se realiza la inspección. Luego los formularios se deben remitir físicamente al responsable del área, lo cual puede demorar días o semanas. Una vez llegados, el responsable debe procesar los reportes de inspección de tiendas para su uso interno (lo cual lleva aún más tiempo), los analiza, y los envía nuevamente por correo a la tienda correspondiente para implementar los cambios necesarios. Todo el proceso se puede demorar semanas, sin considerar problemas propios del uso de formularios de papel, como que la información se puede perder o dañar, o la escritura puede ser ilegible, entre otros. El uso de formularios de papel para inspección de tiendas es así una carga creciente para empresas que apuntan a mejorar su productividad con herramientas más eficientes y avanzadas.

Presente: movilidad, información en tiempo real y rápida respuesta a los problemas

Las nuevas aplicaciones y plataformas, aptas para smartphones y tablets, permiten actualizar los viejos formularios de papel a formularios móviles, completando digitalmente la información en terreno para enviarla en tiempo real a la oficina central, adjuntando fotografías, la firma del empleado, entre otros elementos, y geolocalizando todos los registros capturados. Los datos son consolidados y graficados en tiempo real en un dashboard web, en donde se logra monitorear el comportamiento de los indicadores y tomar acciones estratégicas informadas mucho más rápidamente que antes y con una visión integral del problema.

El presente de los reportes, en definitiva, se refleja en formas más eficientes de realizar la inspección de tiendas: si antes los conflictos tomaban semanas en resolverse, ahora son atendidos en cuestión de horas.

Entonces, ¿qué espera para ponerse al día? ¡Es hora que su empresa también se sume al presente!

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