escritório sem papel ao alcance das suas mãos

A utopia do escritório sem papel ao alcance das suas mãos

A ideia de ter um escritório sem papel é uma utopia antiga que surgiu quando os computadores pessoais se popularizaram. Anos depois, o termo ganhou uma nova conotação com as possibilidades oferecidas pela Internet. Com o objetivo de transformar os processos físicos em processos digitais e móveis, atualmente a promessa de um escritório sem papel – como mencionado em artigos anteriores – reside no potencial dos smartphones em superar as limitações dos documentos físicos.

Neste artigo vamos analisar quais são as vantagens  para a sua empresa em ter um escritório sem papel e quão próximos estamos dessa essa utopia em relação ao ano de 2017:

Maior produtividade e acessibilidade imediata

Como o jornal espanhol El País afirma em um artigo sobre o assunto, o conceito de escritório sem papel está alinhado às novas tendências em ambientes de trabalho em que uma alta porcentagem de locais fixos no escritório desaparece e espaços de arquivos físicos são eliminados graças à adoção de soluções móveis. “Isso nos leva a identificar as duas primeiras vantagens do escritório sem papel: menos tempo é necessário para localizar as informações e há menos custos para armazenamento de informações e liberação de espaço físico”, afirma El País.

Mas isso não é tudo. Como o artigo aponta, há muitos outros benefícios que um escritório sem papel pode oferecer. Eliminar papéis a partir da digitalização de informações torna os serviços e processos mais eficientes e efetivos, permite que o tempo de resposta a demandas seja mais curto, aumentando a qualidade e a velocidade dos serviços. Além disso, é notável que o armazenamento de informações em meio digital otimiza recursos e aumenta a produtividade. Menos erros são cometidos devido à possibilidade de acessar informações rapidamente, a qualquer hora e em qualquer lugar. Outra vantagem é um controle maior das informações, garantindo a segurança da empresa.

Ao contrário do papel, a digitalização resolve muitos problemas de uma só vez

Além das vantagens gerais e com foco no trabalho diário das organizações, o que sua empresa pode obter com a substituição do papel por soluções de alta tecnologia, digitais e móveis?

Um artigo do jornal The Telegraph mostra o enorme avanço que a digitalização representa em comparação aos formulários em papel, como uma forma de resolver muitos problemas de uma só vez. Um deles diz respeito ao armazenamento de papel: é fácil perder um documento ou arquivamento em um local errado. Com a utilização de um Sistema de Gerenciamento Digital, esses problemas desaparecem. Com esse sistema, os usuários podem acessar o documento digital, mas a cópia original permanece no sistema, onde não pode ser perdida. Com a nuvem, todas as alterações são salvas instantaneamente sem que o usuário precise realizar nenhuma ação. Essa abordagem instantânea faz com que a realização de backup se torne uma prática obsoleta.

O trabalho remoto também pode ser melhorado ao se tornar um escritório sem papel. Trabalhadores em campo, por exemplo, podem usar soluções móveis como DataScope para enviar documentos ao escritório central em tempo real, evitando que formulários em papel, vales postais, contratos ou outras peças importantes de documentação possam desaparecer antes que a pessoa retorne à base para devolvê-lo.

Há também uma enorme diferença entre os dois sistemas em termos de segurança. Como o jornal Telegraph indica, com documentos em papel arquivados em uma sala, pode ser difícil restringir o acesso a determinados documentos. Quando um funcionário entra na seção de arquivo, ele pode analisar praticamente qualquer documento que queira, o que é uma enorme ameaça à privacidade. Com um armazenamento em nuvem, sua empresa possui controles para limitar o acesso a determinados documentos.

Quando implementado corretamente, um escritório sem papel oferece à sua empresa mais controle sobre seus documentos, melhor segurança de dados e de armazenamento, e disponibilidade instantânea a documentos.

Um avanço ambiental

Além de todas as vantagens relacionadas ao funcionamento da empresa, o escritório sem papel, ao minimizar ou eliminar o uso de recursos materiais, traz benefícios para o meio ambiente. O jornal El País aponta que: “as vantagens de um escritório sem papel em relação à preservação do meio ambiente são relevantes: economia de papel; redução de custos de eliminação de resíduos; menor impacto ambiental devido ao menor uso de recursos naturais utilizados para produzir papel (…) ”.

Considerando todas essas vantagens, eliminar o papel do escritório é um passo para o futuro que toda empresa deveria adotar para se manter mais competitiva, eficiente e adaptada às demandas atuais de preservação do planeta.

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