Atualmente, existem diferentes softwares e aplicativos que podem nos ajudar a fazer um plano de manutenção para nossas organizações. Trata-se dos CMMS, termo em inglês que significa Computerized Maintenance Management Software, também conhecidos como GMAO, cuja sigla em português corresponde a Gestão de Manutenção Assistida por Computador.
Este tipo de software é capaz de administrar uma base de dados de informação sobre todas as operações de manutenção de uma empresa ou organização, além de outras funções que resultam ser fundamentais, como:
– automatizar a gestão de ativos,
– o controle de estoque de peças de reposição e ferramentas,
– mão de obra,
– proveedores e contratistas,
– o gerenciamento de solicitações,
– tratamento de garantias e documentação,
– gestão de tarefas e de ordens de serviços,
– a análise de informação com relatórios de gestão,
– administrar os KPI (Key Performance Indicator, indicador para medir o desempenho e/ou rendimento de um processo).
A utilização destes softwares voltou a ser tão importante que algumas organizações já criaram o cargo de Administrador de CMMS, o qual se dedica exclusivamente a supervisar o funcionamento deste tipo de sistemas. Enquanto que, em outras empresas, a responsabilidade recai no Gerente de Manutenção ou ao Administrador de Manutenção.
Com um CMMS, a informação de manutenção é armazenada em uma base de dados digital disponível nos computadores da organização, ainda que alguns softwares já são capazes de ter toda essa informação disponível na nuvem. Décadas atrás, a manutenção dos computadores era algo muito mais reativa principalmente pela dificuldade de encontrar e rastrear os ativos que exigiam uma manutenção de rotina, e como todos os arquivos eram guardados em papel, era ainda mais complexo e de difícil acesso.
Redução de custos
Quando apareceram as soluções CMMS na década dos anos oitenta, as empresas começaram a desenvolver relatórios preventivos de maneira mais contínua e assim determinar quais de seus ativos exigiam manutenção preventiva. Isso permitiu que ativos como maquinário, transporte e outras infraestruturas importantes começassem a ter mais vida útil, uma melhor organização e, o mais importante para as organizações, reduzir consideravelmente os custos do negócio.
Um software CMMS permite que você faça uma manutenção preventiva todos os dias, seja planejando tarefas, respondendo solicitações de serviço ou completando os dados de uma ordem de serviço. Mas, especialmente, permite priorizar a realização de tarefas e organizar os itens de manutenção, como as peças de reposição, fornecedores, a mão de obra, e ferramentas. Com isso, o pessoal de manutenção pode se concentrar nitidamente em suas funções de manutenção e não perder tempo com papelada.
A gestão de manutenção é a função mais importante do CMMS, já que entrega aos gerentes informação que lhes permite tomar decisões com a maior quantidade de dados relevantes. Já que o software está desenhado para entregar aos usuários uma visão atualizada do estado dos ativos, as necessidades de manutenção (com cronogramas completos), previsão de inventário e fácil acesso aos relatórios.
Considerando isso, podemos dizer que o melhor sistema CMMS é aquele que permite aos usuários realizar suas tarefas de manutenção da maneira mais efetiva e que, além disso, permitem economizar tempo e reduzir custos.
Os benefícios de um CMMS
Quais benefícios podemos obter deste tipo de softwares? Os três principais são o aumento da produtividade, conseguir menores custos de manutenção e melhorar a gestão dos inventários e o processo de compra, mas também há uma série de vantagens que podemos conseguir com a utilização de um CMMS.
• Por exemplo, a estrutura deste tipo de softwares nos permite programar todas as tarefas de manutenção, o que dá a opção de desenvolver um melhor planejamento deste tipo de tarefas para equipamentos e máquinas, o que é possível, de maneira proativa, levar um inventário detalhado de seu estado e situação. Além disso, faz com que seja muito mais fácil priorizar, monitorar e planejar as atividades de gestão de manutenção.
• Relacionado a este tipo de ações, outra das vantagens dos CMMS é que nos permite reduzir o tempo de inatividade do equipamento, já que, ao conhecer seus estados, é possível determinar quais são as necessidades ou manutenção específicas que exigem, reduzindo assim a possibilidade de ter falhas inesperadas.
Os CMMS são capazes de gerar relatórios, gráficos e reportes com toda a informação relevante em tempo real e, depois, podem armazenar esta informação para toda a organização. Além disso, inventários, em plataforma, e depois, permitindo que os colaboradores possam buscar estes dados e acessá-los de maneira simples.
• Além disso, eliminar papel e registros manuais, contar com documentos eletrônicos e o respaldo das solicitações, ordens de serviço e tarefas, permite garantir a integridade dos dados, e não ter que seguir os rastros de documentos impressos, sem se preocupar, além disso, de que estes documentos se percam ou apresentem danos por antiguidade.
• Contar com todos os documentos, métricas e dados de maneira online, gera outros dois importantes benefícios. Primeiro, a capacidade de tomar decisões de manutenção baseadas em dados, e assim ter uma gestão de manutenção muito mais precisa e eficiente, o que também nos dá a possibilidade de poder cumprir com os padrões de cumprimento e segurança.
• Considerando estes pontos, uma das vantagens mais importantes dos softwares CMMS é a capacidade de incrementar a vida útil do equipamento, porque com manutenções planejadas e eficientes, os equipamentos podem funcionar da melhor maneira e sem falhas desconhecidas. O que finalmente também implica a redução de nossos custos operativos.
• Em relação ao uso dos dados, estes sistemas de gestão de manutenção também garantem a rastreabilidade da informação, enquanto estas vão se registrando de maneira eletrônica e automática, com o que é possível melhorar a gestão e administração das ordens de serviço.
• Com toda esta informação, o software é capaz de gerar relatórios personalizados para a organização, com os diferentes dados e informação que se requer relevar e, além disso, os CMMS podem ser integrados a outros softwares da empresa e desta forma integrar informação cruzada, resultando em uma melhor gestão.
Outro ponto importante é que alguns softwares CMMS permitem estar em contato permanente com os técnicos que se encontram, desenvolvendo a manutenção, e organizar os colaboradores para executar as tarefas necessárias. O sistema é capaz de enviar notificações e os mantém em dia com suas atividades de manutenção, evitando, assim, qualquer tipo de atrasos ou descoordenação.
• Nesta mesma linha, uma das vantagens de utilizar este tipo de software também é o de melhorar a comunicação com os clientes internos e externos, já que este tipo de tecnologia permite enviar notificações via e-mail, SMS e outras plataformas, a todos os integrantes da organização envolvidos em um determinado processo. Com isso, é possível gerar uma comunicação muito mais direta, além de facilitar a programação e o controle dos planos de manutenção.
Quando é necessário utilizar um CMMS?
Não importa o tamanho da empresa, mas sim os processos que se queiram utilizar.
Por exemplo, em uma organização que utiliza diversos equipamentos industriais, esta tecnologia seria de grande ajuda, especialmente se estes equipamentos têm manutenções caras, ou se exigem gerenciar infraestruturas e grandes instalações, como hotéis, shoppings, edifícios industriais ou semelhantes.
Outro critério que poderia exigir o uso de um CMMS é no caso de que sua empresa tenha que relatar critérios de higiene, segurança e qualidade (como as normas ISO), onde a capacidade de registrar dados do software seria de grande utilidade.
Os CMMS são uma ferramenta chave para o correto plano de manutenção preventivo de uma organização, mas, além disso, podem ajudar em diversas operações graças às suas vantagens e benefícios. O mais importante é que nos permitem deixar de ter uma posição reativa e assumir uma atitude muito mais proativa na hora de planejar o cuidado de nossos equipamentos e instalações. Para que, desta forma, possamos aumentar a qualidade do nosso serviço que entregamos ao cliente final.
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