Falhas e quebras são um dos piores pesadelos para a produtividade de uma empresa. Porém, apesar de todas as complicações e problemas que geram, existe uma grande quantidade de organizações que não estão preparadas e não possuem nenhum tipo de plano de manutenção.
A manutenção é definida como uma ferramenta essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa do ramo industrial, pois tem impacto direto no seu processo produtivo. Consiste em um conjunto de atividades necessárias para atingir o ótimo funcionamento de suas instalações, máquinas e equipamentos, cujo objetivo é gerar plena capacidade operacional e elevados níveis de eficiência.
Manutenção: Uma dura realidade
Muitas pequenas e médias empresas não possuem um departamento dedicado à manutenção, nem possuem pessoal técnico próprio para esta área, e o que parece ainda mais preocupante, não realizam qualquer tipo de manutenção, limitando-se apenas à reparação quando a já ocorreu dano e a parada inevitável da operação para cuidar do problema.
Em suma, quando uma máquina quebra e paralisa seu trabalho, todos ficam agitados e correm sem rumo, evidenciando o despreparo para uma situação crítica. Técnicos capazes de resolver o problema não estão presentes, muitas vezes não estão disponíveis para reparar a falha imediatamente e, quando o fazem, precisam de tempo para diagnosticar o que está acontecendo, obter as peças necessárias e concluir o trabalho.
Tudo isso tem um custo que muitos, por incrível que pareça, não consideram: o tempo que se perde em todo o processo. E, geralmente, isso acontece no momento menos indicado, quando há maior urgência ou quando um cliente está esperando com urgência por um produto.
Esse tipo de situação atinge toda a empresa, prejudicando o planejamento da cadeia produtiva, gerando estresse e conflitos evitáveis na equipe de trabalho e colocando em risco o relacionamento com o cliente.
É possível que os clientes entendam a situação caso ela ocorra uma vez. Porém, não terão a mesma atitude caso o problema se repita, uma vez que a empresa não consegue cumprir seus prazos, abaixa ostensivamente seu nível de qualidade e desponta como uma séria candidata a perder em um mercado cada vez mais competitivo.
A solução que não serve
Existem empresas que decidem incorporar a manutenção em sua dinâmica operacional, mas a gestão que fazem nesse sentido leva ao fracasso em sua tentativa.
A primeira coisa que fazem é alocar o mínimo de recursos possível e contratar um profissional para desenvolver e executar um plano de manutenção. Ouviram falar sobre manutenção preventiva, planejamento, seus benefícios e concluíram que algo deve ser feito a respeito.
Porém, longe de estudar a situação, ouvir a opinião de um especialista e planejar uma estratégia, simplesmente selecionam um profissional, geralmente com pouca experiência, e lhe confiam um plano de manutenção e sua execução.
Enquanto isso, o que não consideram é que estão endossando toda a responsabilidade a um terceiro, que muitas vezes não pertence à empresa. Além disso, essa pessoa tem que pesquisar, buscar informações e fazer indagações para criar o que foi encomendado. Isso leva tempo e é aí que começam os problemas, pois a empresa esquece que essa parte do trabalho envolve a coleta de dados, o aprendizado sobre as máquinas, a criação de planilhas e a geração de um esboço de trabalho. Algo que não se aprende da noite para o dia e, se o profissional não tiver experiência suficiente, vai levar ainda mais tempo.
Com o passar do tempo, as pressões começam a surgir. Como não existe uma estratégia ou real disposição da empresa para considerar o trabalho que encomendou, questionam-se sobre o momento em que o plano está sendo executado. E quando é necessário o acesso a uma máquina para manutenção, mas ela está operando, são feitos reparos para evitar que ela pare.
Essa forma de proceder gera conflitos e, pior ainda, desmotivação e sensação de perda de tempo. As máquinas continuam falhando e reprovações vêm à tona em todos os lugares. O fracasso de tal plano é evidente.
Elaborando um plano de manutenção de sucesso
Para se fazer um plano de manutenção que funcione, é necessário um trabalho estratégico que considere o seguinte:
Objetivos – é a chave para definir os objetivos que uma empresa deseja atingir ao desenvolver um plano de manutenção. Entre os mais frequentes, encontramos a redução dos tempos de paralisação, redução do custo das intervenções, antecipação de paralisações, etc.
Prioridades – A ideia aqui visa dar continuidade ao plano traçado, determinando o que fazer mais cedo ou mais tarde. O objetivo também considera colocar as máquinas em pleno funcionamento e pará-las quando apropriado e em uma ordem pré-estabelecida.
Recursos – O sucesso de um plano de manutenção bem-sucedido deve definir o perfil do pessoal, seu nível de treinamento e experiência, o regime de trabalho, a utilização de aplicações ou outros elementos técnicos, entre outros aspectos. Quanto maior o detalhe, mais simples será a execução do plano.
Procedência – Manter uma máquina ou outro equipamento significa sacrificar algo. Seja a perda do poder de decisão de alguém da equipe, ou a diminuição da produção específica devido à parada de uma máquina, é preciso deixar claro que algo deve ser dispensado para garantir o trabalho de manutenção e assim manter tudo funcionando como deveria e conforme planejado.
Responsável – Um plano deve identificar quem está por trás dele. Tanto na sua preparação como na sua execução, a empresa deve estabelecer claramente os responsáveis e definir as suas responsabilidades, para que não surjam conflitos.
Plano de ação – Prazos e etapas a serem seguidas devem ser estipulados. O plano deve ser executado de acordo com as datas especificadas e, caso ocorra algum imprevisto, é preciso definir ações para corrigir ou modificar a folha de roteiro.
Como garantir o sucesso de um plano de manutenção?
O primeiro passo para conseguir que um plano de manutenção tenha o sucesso esperado é o comprometimento das pessoas que estão envolvidas. O respeito pelo trabalho de planejamento e execução tem que ser permanente.
Isso garante que cada profissional envolvido tenha clareza sobre o que fazer. Com isso, as diretrizes estabelecidas pela administração na elaboração do plano são obrigadas a seguir as diretrizes que ela mesma criou, com suas atribuições e limitações, bem como para os trabalhadores que irão executar as ações, seguindo as políticas da empresa e as devidas diretrizes.
Outro fator importante está relacionado aos resultados que se espera alcançar. Devem ser claros e precisos, pois disso depende a definição de quais dados serão necessários para a análise do desempenho do plano. Informações sobre o nível de produção ou custos de manutenção são alguns exemplos de dados a medir.
O sucesso anda de mãos dadas com um trabalho conjunto entre a gestão, as áreas executiva e técnica, com responsabilidades claras, troca de informações e revisão constante dos processos para fazer ajustes e aprender com a experiência de toda a equipe.
Se a política for bem definida, os recursos forem os adequados e houver um esforço real para definir os objetivos com a assessoria técnica adequada, os resultados podem ser realmente satisfatórios.
Desenvolver um plano de manutenção é mais simples do que parece. Porém, o fundamental é que seja feito de maneira correta, seguindo as diretrizes para que em todos os momentos haja um foco que oriente as ações da empresa na direção dos objetivos propostos.
